Salle des données (data room)

Qu’est-ce qu’une salle des données ?

Une salle des données est un endroit sécurisé pour stocker des documents sensibles ou privilégiés. Lorsqu’une organisation souhaite partager des documents confidentiels avec des tiers sélectionnés, elle utilise une salle des données pour contrôler ce qui peut être vu et minimiser le risque que des informations soient exposées à des personnes non autorisées. Les salles des données sont fréquemment utilisées pour des transactions commerciales sensibles telles que les fusions et acquisitions (M&A) et les introductions en bourse (IPO), ou lors de procédures juridiques. Alors qu’une salle des données était traditionnellement un lieu physique, elles sont aujourd’hui de plus en plus des espaces virtuels ou des salles des données virtuelles, avec des documents partagés sur des sites web sécurisés.

Quelle est la différence entre une salle des données physique et une salle des données virtuelle ?

Une salle des données physique est simplement cela – une salle remplie de documents. Elle est protégée par des dispositifs de sécurité physiques tels que la sécurité biométrique et les caméras. L’accès est étroitement contrôlé et surveillé pour s’assurer que les documents ne sont pas endommagés ou altérés, et que les informations ne peuvent pas être retirées ou mises à la disposition de personnes non autorisées. La salle des données peut être située dans le siège social d’une entreprise, dans le bureau de son avocat, ou dans un autre lieu sécurisé comme une banque.

Une salle des données virtuelle est un site web ou un portail en ligne qui offre un accès contrôlé aux informations. Elle dispose de fonctionnalités de sécurité telles que le cryptage et l’authentification multi-facteurs. Comme les informations sont confidentielles, il y aura des restrictions sur la capacité des utilisateurs à modifier les informations ou à les partager avec d’autres par transfert, copie ou impression.

Pourquoi les salles des données virtuelles deviennent-elles de plus en plus populaires ?

• Coûts réduits : Une salle des données virtuelle est généralement moins chère à mettre en place et à entretenir qu’une salle des données physique. Pour une salle des données physique, une entreprise peut avoir besoin de louer une pièce et ensuite installer et payer pour une surveillance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
• Accessibilité accrue : Parce qu’elle est hébergée en ligne, une salle des données virtuelle est facilement et rapidement accessible aux personnes autorisées de n’importe où dans le monde. Une salle des données physique nécessite que les personnes se déplacent sur place et accèdent généralement aux documents un par un.
• Meilleure préservation : Dans une salle des données virtuelle, les documents peuvent être conservés en toute sécurité aussi longtemps que nécessaire. Dans une salle des données physique, il peut y avoir usure des documents et risque de dommages dus à des catastrophes naturelles telles que l’incendie et l’inondation.

À quoi servent les salles des données virtuelles ?

• Fusions et acquisitions : Pendant les fusions et acquisitions, les acheteurs ont généralement besoin d’accéder à de grandes quantités d’informations confidentielles lors du processus de diligence raisonnable. Une salle des données virtuelle permet aux acheteurs et à leurs représentants de revoir les informations sans se déplacer physiquement.
• Introductions en bourse : Dans une IPO, une salle des données virtuelle donne aux avocats, aux banquiers d’investissement et à d’autres parties la possibilité de revoir, de signer et de vérifier les documents, tout en empêchant l’accès aux tiers qui ne font pas partie de la transaction.
• Audits d’entreprise : Pendant les audits d’entreprise, une salle des données virtuelle peut être la ressource en ligne qui permet aux auditeurs, aux comptables, aux avocats et aux régulateurs de revoir les documents pertinents.
• Procédures juridiques : Pendant les procédures judiciaires, les avocats, les régulateurs et d’autres parties autorisées peuvent accéder à des documents hautement confidentiels de manière sécurisée et à distance en utilisant une salle des données virtuelle.
• Immobilier : Les entreprises immobilières peuvent utiliser des salles des données virtuelles pour gérer les documents de manière plus efficace, en partageant des plans de propriété et d’autres informations avec les acheteurs potentiels.
• Projets commerciaux collaboratifs : Le personnel interne, les partenaires externes et les conseillers qui travaillent sur des projets commerciaux collaboratifs complexes peuvent utiliser des salles des données virtuelles pour partager et échanger des informations de manière sécurisée.

Quelles sont les caractéristiques importantes à rechercher dans une salle des données virtuelles ?

• Certification selon la norme ISO/IEC 27001 pour les systèmes de gestion de la sécurité de l’information (SGSI)
• Permissions flexibles basées sur les rôles pour donner accès à des individus/groupes spécifiques
• Sauvegarde et récupération, idéalement avec des données sauvegardées dans plus d’un emplacement
• Redaction pour masquer les informations sensibles dans les documents
• Capacité de télécharger en masse des documents tout en conservant les structures de fichiers existantes
• Filigranage pour protéger contre la copie ou le partage non autorisé de documents
• Reconnaissance optique de caractères (OCR) pour permettre la recherche dans des documents scannés
• Processus de questions-réponses (Q&R) qui facilite aux participants de poser des questions et de recevoir des réponses dans la salle des données virtuelles
• Historique des audits et surveillance des activités pour suivre les actions et interactions des participants