Comment choisir les données à partager sur son portail ?

La quantité de données générées à l’échelle mondiale atteint aujourd’hui des niveaux astronomiques. Peu d’entre nous sont responsables de gérer ces « zettaoctets », mais choisir les données à partager parmi toutes celles que votre organisation possède n’en reste pas moins intimidant. Pourtant, c’est précisément ce qui peut faire toute la différence entre le succès et l’échec de vos initiatives de data sharing.

Pour choisir quelles données partager, il est indispensable d’établir une stratégie, afin de passer en revue les nombreux facteurs clés et les diverses méthodes existantes permettant de prioriser les données. Heureusement, la communauté des données recense de nombreux exemples qui vous aideront à y voir plus clair. Qu’il s’agisse de simples guides utilisés par l’État de Californie et de New York ou de formules mathématiques détaillées comme celle-ci, créée par la Ville de Toronto, les organisations utilisent toute une variété de méthodes pour hiérarchiser leurs données.

Aidez-vous des étapes ci-dessous pour mettre de l’ordre dans vos idées et prendre des décisions judicieuses pour votre organisation. Gardez toutefois à l’esprit que ces pistes de réflexion et exemples ne sont qu’un échantillon des techniques potentielles de priorisation des données. Réfléchissez aux stratégies qui conviendront le mieux à votre organisation et faites des tests jusqu’à ce que vous trouviez les méthodes les plus efficaces pour vous.

Personne n’a intérêt à partager en priorité des données de moindre valeur. Afin d’établir des priorités, veillez à préciser d’abord ce que votre organisation entend par « données de grande valeur ». Pour cela, vous devez toutefois garder à l’esprit que la valeur des données repose sur un facteur clé : leur utilisation.

En clair, les données qui sont utilisées sont celles qui importent le plus. Vous pouvez vous aider de quelques questions simples pour définir ce qui a de la valeur et de l’utilité dans votre organisation. En voici quelques-unes que j’affectionne tout particulièrement :

–  Qu’est-ce qui compte pour les membres de notre collectivité ou de notre organisation, indépendamment des données disponibles ? En sélectionnant les données en fonction des principaux intérêts de votre communauté, vous pouvez élargir votre public potentiel.

–   Quelles sont les principales priorités stratégiques de notre organisation ? Obéir aux priorités organisationnelles globales permet de justifier plus facilement vos choix auprès des parties prenantes internes.

–  Quelles sont pour nous les finalités du partage de données ? En précisant vos objectifs spécifiques, vous pourrez concentrer vos efforts de manière plus granulaire sur des thèmes et des types de données précis lorsque vous établissez vos priorités.

Peu importent les réponses propres à votre organisation, ces questions amènent à partager en priorité les données utilisées par les individus. Vous trouverez peut-être des éléments de réponse à ces questions dans des politiques de données ouvertes ou des documents budgétaires/de stratégie organisationnelle. De même, certaines priorités peuvent s’imposer brusquement, comme le démontre la crise du COVID-19 ou certaines catastrophes naturelles. Dans tous les cas, commencez toujours par considérer ce qui compte pour les membres de la collectivité afin d’établir les données les plus intéressantes à partager.

Outre les différences de valeur, toutes les données ne sont pas prêtes à être partagées dans l’immédiat. En effet, les données organisationnelles peuvent être confuses, contenir des informations à caractère privé ou sensible ou se présenter dans des formats peu adaptés au partage. Préparer les données demande du temps et des efforts, mais cette étape ne doit jamais être négligée.

Pour hiérarchiser vos données en fonction de leur pertinence, vous devez les connaître sur le bout des doigts. Les inventaires de données sont un excellent point de départ pour recenser les données disponibles dans votre organisation et déterminer leur degré de pertinence. De plus, vous devrez également tenir compte de plusieurs facteurs :

– Ces données contiennent-elles des informations à caractère privé ou sensible ? Bien que cela ne constitue pas forcément un obstacle au partage, il est indispensable d’identifier les informations privées ou sensibles lorsque vous choisissez les données prioritaires.

– Ces données sont-elles de haute qualité ? Les données souffrent souvent de problèmes de qualité communs (comme ce problème chez Quartz). Par conséquent, la qualité des données peut servir de base pour établir vos priorités.

– Nos données peuvent-elles s’harmoniser avec une norme ? Si vos données sont conformes à une norme (comme dans le secteur du transport, par exemple), elles seront plus faciles à partager rapidement.

Pour comprendre la pertinence de vos données, celles-ci doivent être analysées de manière approfondie. Partager des données avant de les avoir vérifiées peut avoir des conséquences désastreuses. Privilégiez donc les données pertinentes tout en continuant à préparer les prochaines, en veillant à leur assurer un haut niveau de qualité. L’objectif final ? S’assurer qu’elles soient bel et bien utilisées une fois partagées.

Une fois que vous avez examiné la pertinence et la valeur des données, il vous reste à répondre à une question clé : par qui seront-elles utilisées ? Comme nous l’avons vu dans l’étape 1, la valeur des données est étroitement liée à leur utilisation. Par conséquent, il est indispensable de réfléchir aux utilisateurs pour déterminer quelles seront les données les plus intéressantes.

Les utilisateurs potentiels sont nombreux. Par conséquent, en précisant le public cible, vous pouvez anticiper avec qui les données seront partagées, l’envergure de leur diffusion et le format à choisir. Posez-vous ces deux questions :

– Qui est le principal utilisateur visé par ces données ? Déterminer qui seront les utilisateurs cibles permet de mieux comprendre comment les données seront utilisées une fois partagées.

– Les utilisateurs visés sont-ils majoritairement internes ou externes à votre organisation ? Les utilisateurs externes ont des besoins différents de ceux des collaborateurs internes et n’ont pas le même accès aux données, ce qui requiert des stratégies d’engagement plus spécifiques.

Bien que les données puissent être utilisées par une grande variété de profils, définir les utilisateurs et public cibles permet de déterminer l’envergure de la diffusion. De plus, tenir compte des utilisateurs peut aussi vous amener à changer d’avis sur les décisions que vous avez prises et à identifier des données supplémentaires. De manière générale, les utilisateurs exercent une influence majeure sur vos choix en matière de partage de données. Cibler le bon public vous permet ainsi de renforcer la valeur des données choisies.