Comment se préparer au lancement d’un projet de partage de données ?

Vous vous apprêtez à lancer un portail de partage de données ? Entre les innombrables questions à adresser, les différentes parties prenantes à impliquer, sans oublier bien sûr l’énorme quantité de données à préparer, c’est une tâche ambitieuse qui a de quoi intimider. Pourtant, le jeu en vaut la chandelle. En effet, cela permettra à votre organisation d’améliorer sa transparence, sa responsabilisation et son efficacité sur le long terme.

Pour lancer un portail de partage des données, il faut d’abord surmonter un obstacle majeur : la préparation organisationnelle. Avez-vous la volonté politique nécessaire pour assurer le succès de ce lancement ? Quelles ressources appuieront le partage des données après le lancement ? Avez-vous mis en place des politiques et procédures pour faciliter le partage des données dans toute l’organisation ? Les services et employés de l’organisation sont-ils disposés à partager des données de manière plus régulière et proactive ?

Pour répondre à ces questions et à toutes les autres problématiques qui se poseront au cours de la préparation du lancement de votre propre portail de partage des données, consultez nos conseils ci-dessous. Je vous recommande aussi de jeter un coup d’œil à cet article sur le blog de l’Open Data Institute, qui passe en revue les différentes étapes généralement suivies par les organisations avant, pendant et après le déploiement d’un nouveau portail. Enfin, nous avons ajouté quelques conseils de nos spécialistes des données (Rodney et Rick), basés à Morrisville en Caroline du Nord. Ils ont eu la gentillesse de partager les leçons qu’ils ont apprises lors du lancement de leur propre portail de données.

Surtout, prenez le temps de définir votre objectif avant de lancer votre portail de partage de données. S’agit-il de renforcer votre transparence ? D’améliorer vos services ? D’augmenter l’utilisation de vos données ? Quoi qu’il en soit, préciser l’objectif du partage des données pour votre organisation vous aidera à orienter toutes vos démarches par la suite. Clarifier votre objectif peut également vous permettre de convaincre plus facilement vos collègues d’appuyer vos efforts.

Le conseil de Morrisville : Prenez le temps d’établir la gouvernance et la structure avant toute chose ou parallèlement au développement du portail. Ainsi, vous saurez exactement la direction que vous devez prendre dès le début. Rick Ralph, notre directeur des systèmes d’information, a également pris l’initiative d’obtenir l’appui de l’organisation en discutant avec l’équipe de direction et les responsables des services. Il leur a expliqué en quoi consistait le portail open data et a mentionné les jeux de données potentiels.

Quel volume de données publier ? Voilà la grande question qui se pose lors du lancement d’un portail de partage de données. La réponse dépend des priorités de chaque organisation, mais il est conseillé de commencer de manière modeste avec quelques jeux de données de haute qualité. Ainsi, vous pourrez tester et ajuster votre programme de partage des données en fonction de vos premières conclusions.

Quel que soit le nombre de jeux de données que vous prévoyez de publier, il est indispensable de mettre en place des directives en matière de gouvernance des données, prêtes à être déployées, pour assurer un lancement en douceur. Ces directives devraient vous aider à répondre à des questions clés concernant la qualité des données, l’accès et la confidentialité, ainsi que les protocoles d’entretien et de mise à jour des données au fil du processus. Préparer un plan de gouvernance des données, en l’ajustant si besoin, peut vous permettre de surmonter les obstacles que vous rencontrerez pendant le lancement.

Le conseil de Morrisville : ce qui nous a donné le plus de fil à retordre a été de déterminer le nombre de jeux de données à lancer lors de la phase initiale et de les choisir. Nous avons décidé de lancer un petit nombre de jeux de données lors du lancement (4-5) et de nous concentrer sur ceux que nous utilisons le plus (le zonage et l’occupation des sols). Selon nous, se limiter à quelques jeux de données faciles à gérer favorise votre réussite lors du lancement. Sans compter que, moins vous avez de jeux de données, plus il sera facile d’en assurer la qualité et de les tenir à jour. Enfin, nous sommes en train d’établir la gouvernance des données pour le flux de travail et nous avons approuvé l’ajout de jeux de données au portail open data, le contrôle de la qualité, les attentes et les normes concernant la mise à jour et l’ajout de nouveaux jeux de données, etc. Nous travaillons actuellement sur le document de gouvernance des données qui sera examiné et approuvé avant le lancement du portail.

Lancer un portail de partage de données exige un travail colossal, alors n’hésitez pas à fêter le moment où vos données seront partagées ! Célébrer le lancement et les autres réussites permet non seulement de saluer le travail des membres de votre organisation, mais peut aussi servir de tremplin pour renforcer l’engagement vis-à-vis de vos données. En effet, cela peut créer un élan, élargir le nombre de personnes avec lesquelles vous collaborez et faire du partage de données un processus amusant et intéressant.

Enfin, intégrez des processus pour ajuster vos politiques et vos données au fil du temps. Il faudra toujours procéder à de petits ajustements, renforcer la qualité ou modifier les politiques… Pour assurer une qualité constante et des données cohérentes, élaborez un plan qui vous permettra de réagir face à ces changements.

Le conseil de Morrisville : Le conseil municipal et le personnel souhaitaient lancer cette initiative depuis plusieurs années, mais l’idée n’a jamais vu le jour, faute de financement et de main-d’œuvre. Nous sommes très heureux de pouvoir bientôt fêter notre lancement !

Bonne chance !