En avons-nous fini avec l’ère du PDF et des fichiers Excel ?

Excel et PDF sont aujourd’hui présents dans le quotidien de la majorité des entreprises. Ces outils très puissants pour manipuler les données, ne répondent pas à l’enjeu d’accès à l’information, ne favorisent pas l’efficacité et la communication des collaborateurs. Pour exploiter efficacement les données, il est indispensable de remettre les logiciels bureautiques à leur place et de se doter d’une plateforme performante de partage d’informations.

Rapports financiers, gestion de stocks ou encore la gestion de projets, Excel et PDF font aujourd’hui partie de l’expérience de tout collaborateur d’entreprise. Outil très performant, Excel offre en effet un gain de temps considérable et apporte une véritable agilité et autonomie. Mais cette souplesse présente en contrepartie de nombreux freins lorsqu’il s’agit d’accès à la donnée. En effet, un document Excel ou PDF empêche l’interaction avec les datas en les figeant sans possibilité de les réutiliser dans un contexte ultérieur.

Logiciels destinés à un usage individuel, les nombreux copier-coller et les divers allers-retours entre utilisateurs d’un même fichier entraînent des erreurs et des restitutions totalement erronées. Sans parler du défi de transparence auquel sont confrontées toutes les entreprises. Par exemple, un rapport financier sous format PDF rend difficile la possibilité de challenger les données.

Ces outils de manipulation des données ne répondent pas à l’enjeu d’efficacité et de développement du business autour des datas. Les clients et partenaires attendent une expérience utilisateur simple, interactive où ils peuvent être acteurs de la donnée, la visualiser, faire des recherches, les extraire, etc. C’est le cas notamment de la jeune génération de web natives¹ qui veulent vivre une expérience et pas simplement consulter un rapport PDF indigeste. Le risque d’erreurs et de données non mises à jour ralentit le processus de prise de décision et l’impossibilité de contrôler les accès rend le partage d’informations peu fiable.

Une organisation qui se dit data driven², ne peut plus présenter ses documents sous un simple tableau en format PDF ou Excel. L’expérience de l’utilisateur doit être aussi simple et intuitive qu’une recherche sur Google Maps. Il convient donc de mettre en place un référentiel et un accès unifié aux données en permettant à chacun de les explorer de façon simple à l’instar d’un moteur de recherche dédié aux datas. C’est la garantie de faire moins d’erreurs et d’avoir toutes les informations en main accélérant ainsi la prise de décisions stratégiques. De cette façon, l’entreprise à une meilleure maîtrise des risques avec des données provenant de différentes sources, mais qui sont accessibles au même endroit. Certes, la donnée accessible sur une plateforme ne prémunit pas d’un accès frauduleux, mais il est possible de définir des politiques de sécurité strictes et d’avoir un monitoring capable de tracer les accès.

Les grands groupes commencent à prendre conscience qu’il est indispensable de se doter d’une plateforme robuste et opérationnelle. C’est le cas de la SNCF, par exemple, qui a intensifié sa politique d’ouverture des données améliorant ainsi la diffusion de l’information pour les voyageurs.

La volumétrie des données est un enjeu de l’économie digitale. Les entreprises du secteur du retail³ ou de l’IOT⁴ manipulent des documents avec des milliers de lignes de données au quotidien qu’Excel est incapable de traiter. Une solution de partage de données propose une interface simple, un usage interactif et innovant. La mise à disposition de toutes ces données, jusqu’alors difficiles d’accès, rend possible leur manipulation par les collaborateurs, sans être dépendant de délais ou de ressources particulières. Grâce à des mises à jour régulières, une plateforme hébergée sur le cloud permet de bénéficier de toutes les nouvelles données de façon instantanée. Il existe aujourd’hui des solutions simples qui ne demandent aucun savoir-faire technique et ne nécessitent pas de se lancer dans un projet d’intégration coûteux et complexe.

Proposer une expérience utilisateur agréable, simple et performante indépendamment des volumes de données est un véritable enjeu pour les entreprises. Les outils bureautiques n’ont pas été conçus pour y répondre. Loin de les proscrire, il s’agit de redonner à chaque outil sa fonction initiale. Afin de bénéficier de toute la diversité des données, il est temps pour les entreprises d’adopter une logique de partage à l’aide d’outils adaptés, car ce n’est que de cette façon qu’elles pourront en tirer tous les bénéfices.