Instaurer une culture data au sein des Ministères : c’est possible !

Dans cet article, nous nous étions intéressés aux cas de trois organisations dont les projets open data sont tournés vers le monde extérieur. Penchons-nous aujourd’hui sur les témoignages des trois autres intervenants de notre Matinée Ministères de janvier dernier : Christine Debray, Directrice de projet en transformation numérique du Ministère de la Culture, Anne-Maryse Reymond, Chef du Bureau Données à la DGNUM* du Ministères des Armées et Pierre Vercauteren, Data Manager du Ministère des Solidarités et de la Santé. Le point commun entre ces intervenants ? Leur projet de partage de données se focalise en priorité sur la circulation efficace des informations au sein-même de leurs organisations.

Les Ministères sont des organisations très vastes, divisées en différentes directions centrales et régionales. Afin de pouvoir fonctionner correctement, ces entités ont tout intérêt à bien communiquer entre elles. Or, le partage d’informations ne va pas de soi au sein de cet écosystème. « Le manque de communication entre les directions du Ministère de la Culture et entre les entités régionales et nationales de l’organisation est criant », explique Christine. Et ce manque de circulation a pour conséquence de faire perdre beaucoup de temps aux collaborateurs. « Rien que le fait de rassembler des informations en vue d’une réunion nous coûte beaucoup en temps et en ressources humaines. Et puis, pourquoi perdre du temps à placer manuellement des points sur une carte alors que des outils comme Opendatasoft nous permettent de le faire en quelques clics ? »

Pierre fait face au même type de problématique au Secrétariat Général des Ministères chargés des Affaires Sociales, qui a la particularité d’être commun à trois ministères (sport, travail et santé) et de traiter une multitude de sujets associés. « Nous avons besoin de simplifier les échanges afin que les données des uns puissent servir aux autres et que les agents puissent mieux traiter les demandes des citoyens. » Pour travailler de manière efficace, les agents ont besoin d’avoir accès à des données qui étaient jusqu’à aujourd’hui difficiles à trouver.

Le Ministère des Armées n’échappe pas non plus à ce phénomène : « Le Ministère est composé de nombreuses directions, et la plupart d’entre elles n’ont pas la culture de l’ouverture, même en interne. » Anne-Maryse nous explique qu’elle voit de nombreux fichiers Excel errer sans jamais être mis à jour. « Sans aller trop loin et toucher à de l’IA ou à du big data, le fait de centraliser ces données sur une plateforme unique permet déjà de simplifier la vie de l’agent au quotidien. »

« On parle de Culture Data dès que les collaborateurs se demandent quelles données peuvent leur permettre d’accomplir leurs missions de manière plus efficace. » – Anne-Maryse Reymond.

Nos intervenants nous donnent quelques conseils pour réussir à atteindre cet objectif :

Conseil #1 – Démontrer l’utilité

« Nous partons de loin : les agents ne sont pas enclins à l’ouverture car ils ont peur de devoir rendre des comptes à propos de leurs données. » nous explique Anne-Maryse. Il faut démystifier tout ce système de pensées. Mais comment ? Pierre nous donne une piste : « Nous avons besoin d’utiliser les expériences afin d’apporter de la confiance. »

Anne-Maryse tient le même discours : « Faire de la dataviz nous permet de montrer aux agents qui saisissent la donnée à quoi elle sert sur le terrain. Utiliser des cas concrets permet de gagner en qualité de manière très simple. »

Il s’agit de prouver l’utilité de la démarche à ses collaborateurs et de les inviter à expérimenter sans pression. « Nous devons inciter les agents à partager leurs données, même si elles ne leur semblent pas parfaites », explique Christine, « elles seront améliorées au fur et à mesure. »

Conseil #2 : Impliquer les porteurs de la donnée

Les directions générales ont tout intérêt à arrêter de déléguer le traitement des données aux informaticiens : il n’y a qu’elles qui savent exactement ce qui est attendu du produit.

 « Nous avons le fantasme que le fait d’embaucher des data scientists résoudra tous nos problèmes alors qu’il faut avant tout mettre de l’ordre en interne, directement avec les porteurs de la donnée », nous explique Christine. Anne-Maryse acquiesce : « Un analyste a beau essayer de faire parler une donnée, si le porteur d’origine n’est pas impliqué sur le projet, les résultats risquent d’être faussés. »

Travailler directement avec le responsable est donc gage de qualité. Sans oublier que ce travail lui permettra de réfléchir à travailler différemment, d’aborder son travail d’une nouvelle manière.

Conseil #3 : Penser « communauté »

« Le but est de créer une communauté autour de la donnée, qui représente une base de connaissances à propos de l’entreprise et peut servir à l’ensemble de l’organisation. », exprime Pierre. « Ce projet de partage pousse les agents à penser global – c’est un outil qui doit servir au ministère dans sa globalité et pas juste à son propre service », ajoute Christine.

En apportant de la confiance autour du projet, on permet aux collaborateurs de réaliser qu’ils ont tout intérêt à s’ouvrir au reste de l’organisation et à croiser leurs données avec leurs voisins.

D’autre part, la plateforme permet aux agents de mettre leur travail en avant auprès de leurs collègues, d’expérimenter avec la manière de présenter leurs données et leur travail.  « Pourquoi ne pas remplacer la présentation Powerpoint habituelle par une expérimentation ? », suggère Pierre.

Ces administrations ont déjà fait d’énormes bonds en avant sur le sujet, mais selon Anne-Maryse, « cela ne sera jamais complètement gagné : il y a beaucoup de turnover au sein des administrations et toujours de bonnes raisons de ne pas partager ses données. » Dans ce cadre, « l’acculturation ne doit jamais s’arrêter », dixit Christine.

C’est donc par l’exemple que l’on montre les usages de la donnée, par l’intérêt que l’on a à les partager.

J’espère que cet article vous a donné des billes pour mener à bien vos propres projets de partage de données en interne. À bientôt pour de nouvelles dataventures !

*DGNUM = Direction Générale du Numérique