Les 3 clés pour réussir une acculturation à la donnée au sein de son organisation

Ce mois-ci dans notre webinar, nous avons voulu aborder un sujet qui touche autant les entreprises privées que les organisations publiques : l’acculturation à la donnée. 

Une thématique très vaste, qui croise les problématiques de communication, de transformation digitale et bien sûr de gouvernance de la donnée. Ce qui la rend encore plus riche et enrichissante.

Pour nous parler de ce sujet, nous avons eu le plaisir d’échanger avec Jérôme Guinle du Département des Hautes-Pyrénées et François Herlent de la MAIF. Leur expérience de l’utilisation de la donnée est très différente bien qu’elles remontent toutes deux à 2016.

Au cours de leur intervention, j’ai été épatée par la richesse des problématiques soulevées pour ce processus d’acculturation, et leurs lots d’obstacles, de voies de contournement, de bénéfices.

La vision et le retour d’expériences de François et Jérôme sont extrêmement complémentaires ! Vous y trouverez forcément de bonnes astuces ou des idées à appliquer au sein de votre organisation.

Cet article vous propose de revivre les grandes idées du webinar. Si vous souhaitez avoir plus de détails, n’hésitez pas à regarder le replay ! 

Pour Jérôme, tout a commencé lors d’une formation qui lui a permis “d’appréhender tous les concepts de l’open data et de proposer à ma collectivité une note de cadrage pour savoir comment structurer ce projet “. Il le dit très bien, lui-même “l’objectif qu’on avait était un peu ambitieux et élevé. on voulait un service public à part entière sur les données en proposant notre propre portail open data.” Continuez votre lecture et vous verrez que leurs objectifs ont été atteints haut la main !

Du côté de la MAIF, François nous précise tout de suite que

“contrairement à Jérôme, à la MAIF nous n’avons pas d’obligation de mise en open data de nos données. Par contre la volonté était dès 2016 de mettre une gouvernance en place pour sécuriser la donnée, pour s’assurer que les données personnelles étaient bien gérées mais aussi pour valoriser ce patrimoine de données à l’intérieur de l’entreprise, notamment par un meilleur partage.”

Le projet de partage de données au sein de la MAIF s’est fait en différentes étapes.

François nous raconte qu’ils ont “mis à disposition des jeux open data sur le portail interne de la MAIF pour enrichir les études réalisées .” Il nous cite par exemple les données INSEE (SIREN par exemple) ou des données publiques issues de data.gouv.fr (BAN/BANO) qu’ils ont mutualisées.

“L’open data c’est un des sujets mais ce n’est pas l’enjeu principal, on est plutôt sur l’inventaire de nos données internes, sur la connaissance des définitions et l’origine des données, comment elles ont été alimentées, quel est le parcours de la donnée et comment elles sont utilisées dans le groupe MAIF (par qui et pour quelle finalité).” 

Et pour y arriver, ils se sont structurés dès le début en “capitalisant sur l’humain.” Au sein de la MAIF, un collectif de référents data a été mis en place (ils sont 34 référents aujourd’hui), chacun de ces référents est spécialisé dans un domaine et grâce à ce collectif ils “couvrent aujourd’hui près de la moitié des données de la Maif.” Impressionnant !

Si vous aussi vous souhaitez partager vos données, mais que vous ne savez pas, par quelle donnée commencer, je vous invite à lire cet article qui vous propose une méthodologie simple

Quand on aborde la question des obstacles rencontrés lors de la mise en place de leur politique de partage de données, les réponses sont très différentes. François a une vision très intéressante des freins que peuvent rencontrer les organisations.

Pour aller plus loin sur le partage, ils ont eu besoin de “l’appui de la direction pour expérimenter un partage de données internes”, comme le dit très bien François “afin de partager non seulement les définitions mais aussi les jeux de données”.

Le premier obstacle est “un frein lié à la qualité des données – c’est le mythe du zéro défaut”. Il nous explique ainsi :

“je dispose de jeux de données et je sais qu’elles ne sont pas de qualité parfaite. Or partager ces données c’est partager aussi les problèmes de qualité que j’ai rencontrés. Il est plus facile de partager un beau graphique ou une analyse avec un commentaire qui ne dit pas tout sur le niveau de qualité des données utilisées.“ 

Le deuxième frein rencontré – et qui peut vraiment se retrouver dans toutes les organisations – est le frein culturel. C’est le fait que

“quand je mets à disposition des données qui m’ont servi dans mes analyses, je permets à d’autres de faire la même analyse, de confronter les résultats obtenus et ainsi d’être exposé à la critique, voire même concurrencé.” 

Le partage de données demande un vrai changement de posture vis-à-vis de la donnée. Mais comme le dit très à propos François

Du côté de Jérôme, quand on parle d’obstacles, la réponse est simple “en fait il n’y en a pas vraiment eu, c’est ça qui est surprenant”.

Mais quand on lui demande des précisions, on se rend compte que ce n’est pas si surprenant que cela en fait.

Il nous résume très bien quelles sont les clés de réussite, avant de se lancer :

• Avoir mis en place un système décisionnel : tableaux de bord, entrepôt de données, indicateurs statistiques … ce qui permet de savoir où sont les données, comment les manipuler et s’en servir
• Sur le même principe que celui décrit par François, Jérôme dit s’être “appuyé sur un réseau de référents en interne pour voir avec eux quelles données publier”
• Vouloir faire du qualitatif plutôt que du quantitatif – ce qui dans le cas du Département des Hautes Pyrénées signifie “s’attacher à ce que les données publiées soient les plus à jour possibles, en fonction des domaines, qu’elles respectent les normes et respecter les obligations réglementaires qu’on avait à respecter”

Donc les maîtres mots sont vraiment connaissance de la donnée, gouvernance et accompagnement

Si vous voulez approfondir ce sujet, n’hésitez pas à vous rendre ICI, pour savoir comment la Caisse des Dépôts a elle aussi réussi son acculturation à la donnée. Dans son cas, la bonne pratique a été de créer 4 plateformes ayant chacune une vocation distincte.

Après avoir échangé sur les obstacles qu’ils ont pu rencontrer dans la mise en place de leur culture de la donnée, nous avons bien entendu axé la question suivante sur les bonnes pratiques et leurs conseils pour mener à bien ce projet.

Deux notions reviennent dans leurs discours : la preuve par l’exemple et la déclinaison de l’acculturation à tous les niveaux de l’entreprise.

Jérôme s’est exprimé le premier sur le sujet et a résumé les deux idées :

“Ce qui était important c’était de faire adhérer l’ensemble des personnes au projet : ça part des élus, notre DGS, nos DGA qui sont nos sponsors mais aussi au niveau des agents. Parce que les agents doivent aussi valoriser leur travail au niveau de l’open data et dans les deux cas on s’appuyait à des exemples concrets de jeux de données qu’on publiait pour montrer leur intérêt et leur efficacité.“

Pour joindre les actes à la parole, Jérôme nous a emmené découvrir le portail Open Data du Département des Hautes Pyrénées. 

Pour permettre aux citoyen·nes de trouver facilement les données qu’ils/elles cherchent, le portail propose une page Applications qui permet de mettre en avant des jeux de données répondant à des besoins. Différents services y sont présentés et cette page est une vraie illustration de la démarche open data de Jérôme et de son équipe. Ils cherchent à enrichir les jeux de données, leur apporter le petit plus qui les rend facilement accessibles par les utilisateur·trices. 

Pour Jérôme et son équipe (Camille, Eric et Fabrice),

“c’est très important la preuve par l’exemple, je suis convaincu que ça joue énormément, et cela valorise le travail des agents.”

Comment peut-il être si sûr que cela fonctionne ? Il nous raconte que récemment, la dynamique est en train de s’inverser au sein du département : quand avant c’était lui qui chassait la donnée, c’est aujourd’hui les agents, les services métiers et les élus qui sont demandeurs de publier leurs informations.

Pour accompagner cette dynamique, Jérôme a monté “une formation d’acculturation pratico-pratique sur l’open data. Elle sera proposée à tous les cadres de notre collectivité, et le but c’est qu’en fin de formation on leur demande : et si vous deviez partager des données en open data, lesquelles ce serait ?” 

Une démarche que François a aussi mis en place au sein de la MAIF. Ils ont créé il y a 2 ans des Mooc (formations en ligne en interne) qui permettent d’expliquer aux collaborateurs “l’intérêt de la gouvernance, les principes sur les données personnelles, la sécurité, les différents usages de la data” entre autres sujets.

Et ils proposent cette année également 2 jours de formation sur l’acculturation à la donnée,

« destinés aux profils “business analysts”, c’est à dire toutes les personnes qui modifient le patrimoine de données dans les projets : en effet c’est eux qui définissent comment on va saisir l’information, par quelle interface , par quelle liste de valeurs, etc… c’est donc important de s’appuyer sur ces acteurs là pour démultiplier la démarche.”

Mais soyons francs, personnellement, l’initiative qui m’a le plus parlé c’est le “Dataday” que la MAIF organise tous les ans.

Ce que j’aime beaucoup dans cet événement c’est le fait que la gouvernance est traitée sous le prisme de différentes thématiques (IA, Cybersécurité, Open data, numérique responsable…), parce que le “sujet de gouvernance ne parle pas à tout le monde”. Mais comme nous le rappelle François, le plus important pour acculturer c’est de multiplier les actions (mise en qualité, partage des données, ….). C’est ce travail de fond et récurrent qui permet d’accélérer la culture des données dans une entreprise.

François continue en disant que “c’est important d’avoir cette culture de la donnée au sein de l’entreprise”. Pour lui, la gouvernance n’est qu’un début et il conclut en disant que

“le partage de données est l’étape suivante. On sait que si on partage des jeux de données, les gens vont s’en emparer, les utiliser, s’en approprier et finalement se confronter aux problématiques de la description ou la qualité”.

Mais on vous en parlera une autre fois ! Si vous souhaitez approfondir cette thématique, je peux vous conseiller cet article  qui vous explique comment se préparer au lancement d’un projet de partage de données.

Si on devait résumer ces échanges, on voit 3 notions qui reviennent en filigrane des témoignages : structuration, pédagogie et preuve par l’exemple. 

Si vous voulez en savoir plus, revivez la conférence en replay !