Nouveauté produit : des données toujours fiables et à jour grâce aux formulaires de collecte en temps réel

Mettre des données fiables et de qualité à disposition de ses parties prenantes en interne ou dans son écosystème nécessite de s’équiper d’outils spécifiques. Les organisations ne disposant pas de ces solutions se privent ainsi d’une grande quantité de données de qualité pour nourrir la prise de décision à tous les niveaux et améliorer leur efficacité.

Pour améliorer la fiabilité et la qualité des données de vos portails data, Opendatasoft propose une nouvelle fonctionnalité de formulaire de collecte de données qui permet d’automatiser l’enrichissement et la mise à jour des informations et de vous faire gagner un temps précieux.

Notre nouvelle fonctionnalité permet d’éditer, de personnaliser et de partager un formulaire en quelques minutes.

Une fois le formulaire rempli par les parties prenantes de votre choix, leurs contributions enrichissent automatiquement :

• les jeux de données existants sur votre portail
• un nouveau jeu de données dédié au formulaire

Développés pour améliorer la collecte des données et donc leur mise à jour et leur fiabilité, nos formulaires présentent de nombreux avantages, tant pour les producteurs de données que pour les administrateurs de portails data.

Pour proposer des données variées, de qualité et à jour, les administrateurs de portails doivent compter sur le relais de collaborateurs, d’agents sur le terrain, ou même des citoyens.

Notre nouvelle fonctionnalité permet de faciliter le déploiement de formulaires pour permettre à tous de produire de nouvelles données. Cela offre de nombreux bénéfices aux administrateurs de portails data, et notamment de :

• Gagner du temps grâce à des formulaires construits et déployés en quelques minutes, pour une mise en place facile et rapide
• Automatiser la collecte et la mise à jour de votre portail grâce à un sourcing collaboratif et des formulaires interopérables
• Garantir la qualité des données grâce à des fonctions de modération avancées qui permettent aux administrateurs de valider les données avant leur publication

Les producteurs de données ne sont pas systématiquement des spécialistes data. Il s’agit plutôt des personnes se trouvant au plus proche des données : collaborateurs, agents de terrain, citoyens, etc.

Nos formulaires offrent une expérience sans couture à vos producteurs de données, qu’ils soient spécialistes ou non. Grâce à des formulaires 100 % personnalisables, vos parties prenantes peuvent toutes participer à la création de nouvelles données. En endossant ce rôle de producteurs de données, ils deviennent également acteurs de la démocratisation de la donnée.

Nos formulaires ont été pensés pour faciliter la collecte des données. Il est ainsi possible de configurer les champs pour ajouter des informations spécifiques : numéro SIREN, code postal, etc.

Les champs peuvent également être configurés en fonction d’un dataset existant sur votre portail afin d’éviter toute erreur et du paramétrage supplémentaire.

Par ailleurs, de nombreuses options vous permettent de garder la main sur l’expérience utilisateur de votre formulaire :

• La mise en page du formulaire peut être adaptée à votre charte
• Le paramétrage de l’auto-complétion des champs peut être configuré en fonction du type de réponse demandée
• Il est possible d’ajouter des champs cachés et de les réactiver à tout moment

Notre fonctionnalité de collecte de données par formulaire a été développée pour permettre à tous de partager des données là où elles se trouvent. Les utilisateurs peuvent se connecter sur un formulaire depuis leur mobile et utiliser différentes fonctionnalités pour faciliter la contribution des données :

• La géolocalisation pour renseigner automatiquement un point GPS
• La connexion à l’appareil photo et l’ajout de pièces jointes en un clic
• La génération de QR codes pour partager le formulaire et faciliter le partage de données mobile par vos parties prenantes

Astuce : Retrouvez les templates de formulaires de nos clients dans l’onglet “inspiration” !

Connectée directement à votre portail, notre fonctionnalité de formulaire de collecte de données propose des options de modération pour contrôler les données remontées :

• Centralisation des demandes de modification issues du formulaire
• Validation automatique ou manuelle de réponses envoyées grâce au formulaire
• Gestion des droits des modérateurs pour que les rôles attribués soient en adéquation avec les règles de gouvernance de votre organisation

La communauté d’agglomération Cap Atlantique utilise les formulaires de collecte pour publier les arrêtés municipaux sur les sites Internet des communes. Une page est par exemple dédiée sur le site de la ville de Guérande, avec la possibilité de filtrer en fonction du type d’arrêté (domaine et patrimoine, institutions et vie politique, libertés publiques et pouvoirs de police, urbanisme, etc.).

On retrouve plus de 946 arrêtés répertoriés sur le portail data de Cap Atlantique et sur les sites des différentes communes.

Ces formulaires internes permettent aux agents de contribuer très facilement à la publication en open data de ces arrêtés. Les champs sont configurés sur mesure pour permettre de compléter rapidement des informations spécifiques : intitulé et nature de l’acte, domaine de l’arrêté, date de réception en préfecture, géolocalisation, téléchargement du fichier PDF de l’arrêté, etc.

Grâce à l’alimentation automatique du jeu de données sur le portail de Cap Atlantique et les sites des communes, le territoire met à disposition des informations exhaustives et toujours à jour.

L’agglomération Grand Paris Sud a mis en place plusieurs formulaires pour faciliter la collecte des données sur le territoire et accélérer le temps de traitement de certaines interventions :

• Un formulaire pour demander un nouveau bac à déchets : grâce à ce formulaire, les particuliers souhaitant obtenir un nouveau bac à déchets peuvent en faire la demande rapidement en ligne. Tous les résultats sont centralisés sur un dashboard interne qui permet aux agents de prendre connaissance des demandes et de les traiter en un temps record.
• Un formulaire d’audit des points de mutualisation pour le raccordement de la fibre optique : ces formulaires permettent aux agents du territoire de répertorier les points de mutualisation et de décrire leur état (localisation, propreté, dégradations, etc).
• Un formulaire pour assurer le suivi des offres linguistiques et de l’inclusion numérique : ce formulaire mis à disposition des structures du territoire permet de répertorier toutes les offres linguistiques et de l’inclusion numérique du territoire.

Les formulaires de collecte permettent de déployer de nombreux usages, pour améliorer l’efficacité du processus de collecte ou pour engager de nouveaux publics dans cette démarche. Contactez notre équipe pour en savoir plus !