Portails data internes ou espaces de données : les bénéfices pour les collectivités territoriales

Aujourd’hui, les villes et les municipalités sont confrontées à un nombre croissant de défis. Elles doivent innover et devenir plus efficaces pour répondre aux besoins en évolution constante des citoyens et des organisations opérant sur le territoire.

Les données sont essentielles pour atteindre ces objectifs et les villes ont mis en place les moyens pour collecter des volumes croissants de données provenant de sources internes, d’objets IoT ou encore de sources externes. Pourtant, il est souvent difficile de partager ces informations au sein des organisations afin que les agents puissent les consulter facilement et les réutiliser. Les données sont généralement stockées en silos, et même si elles sont disponibles, les agents n’ont pas nécessairement les compétences techniques pour y accéder et les utiliser.

Les portails de données internes, qu’on peut aussi appeler espaces de données, permettent de rassembler toutes les données d’un territoire dans des formats variés (datasets, visualisations, dashboards, APIs, etc.) et de les rendre disponibles aux agents selon une gestion fine des droits d’accès et par le biais d’une interface intuitive pour faciliter leur réutilisation.

La plupart des collectivités territoriales ont lancé des portails open data pour partager des informations avec le public afin d’accroître la transparence et améliorer les services rendus aux citoyens. Bien que les agents puissent utiliser ces portails pour accéder à certaines données, de nombreuses données sont trop spécialisées ou confidentielles pour y être publiées.

De nombreuses régions, départements et villes ont donc lancé leurs portails internes afin de répondre à différents objectifs.

Les collectivités territoriales doivent gagner en efficacité au quotidien et réduire le temps passé sur la gestion des données et donc les coûts, pour se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée. La mise en place de portails de données soutient la digitalisation des processus et permet aux utilisateurs de remplacer des activités manuelles par une gestion et un partage des données automatisés. Les données étant accessibles à tous sur un espace digital unique et sécurisé, sans nécessiter l’aide de spécialistes, les coûts sont réduits, tandis que l’efficacité et l’agilité sont accrues.

La Métropole d’Orléans a développé une plateforme d’outils métier pour faciliter le quotidien des agents. Un accès différencié par direction métier a été mis en place pour permettre à chaque service d’accéder aux données et dashboards utiles pour leurs missions quotidiennes. La Métropole crée à la demande des outils spécifiques pour les services ayant besoin d’optimiser leurs opérations. On retrouve par exemple un outil de promotion du territoire pour les agents se déplaçant dans les salons d’immobilier d’entreprise. Pour montrer les projets existants et à venir, les agents s’appuyaient auparavant sur une présentation Powerpoint rassemblant des données des différents services. Des jeux de données ont alors été créés dans la plateforme et un outil numérique à jour est désormais disponible pour visualiser les différents projets. Cet outil a également permis de réaliser un observatoire pour que tous les agents puissent se renseigner sur l’attractivité du territoire et améliorer leur prise de décision au quotidien.

Le département de la Mayenne a également ouvert son portail interne à destination des agents du territoire avec plusieurs dashboards thématiques sur des thématiques très variées : Finances, RH, Solidarité, Autonomie, RSA, Emploi, Contrats de territoire, Fibre, etc. Un tableau de bord global d’aide à la décision a aussi été mis en place pour le Président du Conseil départemental. Ces tableaux de bord sont des outils essentiels au quotidien des agents. L’observatoire RSA par exemple offre des comparaisons territoriales et temporelles de différents KPIs clés (nombre de bénéficiaires, montants alloués, etc.). Ce support est utilisé au quotidien par les agents, mais aussi de manière bi-hebdomadaire lors des commissions RSA. Le département a observé une diminution par 10 du temps passé à générer un rapport et fournit désormais un outil fiable et intéractif pour élaborer des décisions fiables sur le sujet.

L’utilisation de portails de données internes peut également permettre de réduire les coûts de manière évidente. Par exemple, la ville de Long Beach, en Californie, publie sur son portail les dernières informations de son application “Go Long Beach 311”, en fournissant une carte interactive et un tableau de bord des demandes de services des citoyens. La ville peut alors économiser le coût de licences supplémentaires pour le logiciel Salesforce qui sous-tend l’application en permettant aux agents de consulter les requêtes directement sur le portail interne, accessible à tous.

Les élus et agents des collectivités territoriales doivent prendre des décisions qui ont un impact sur la vie des citoyens et qui impliquent souvent des budgets conséquents. Pour ce faire, ils doivent avoir accès à des informations fiables et actualisées. Les portails de données permettent de centraliser les données provenant de différentes sources et d’automatiser leur mise à jour, tout en les rendant disponibles par le biais de tableaux de bord et de visualisations interactives. Les informations étant regroupées en un seul endroit, il est plus simple d’accéder rapidement à des analyses approfondies permettant d’orienter la prise de décision sur la base de données fiables et mises à jour.

Grand Paris Seine Ouest a créé plus de 15 tableaux de bord thématiques en interne pour 5 directions métier différentes (DDED, DPEP, DM, DT, etc.). Véritables outils de pilotage, des dashboards permettent de regrouper les informations clés pour une prise de décision efficace et de créer un référentiel commun pour tous les agents travaillant sur un même projet. Il est également plus simple de partager des informations, et donc de répondre rapidement aux sollicitations. Un tableau de bord a par exemple été mis en place pour le suivi de toutes les activités de la Maison de la Nature et de l’Arbre et qui permet d’observer le nombre d’activités proposées, le nombre de personnes sensibilisées aux actions ou encore la localisation des différents composteurs installés sur la commune. Ce support est utilisé quotidiennement par les agents de ce service pour réaliser leurs tâches et prendre des décisions éclairées.

Les collectivités territoriales fournissent de nombreux services aux citoyens et aux organisations opérant sur le territoire. Pour assurer un service de qualité, elles doivent adopter une approche commune et collaborative qui rassemble les équipes des différents services et les partenaires externes. Les portails de données permettent de découvrir et d’accéder facilement aux informations clés pour collaborer et permettent d’encourager la réutilisation et la création de valeur dans tout l’écosystème.

La Métropole d’Aix-Marseille-Provence a ainsi ouvert son portail interne qui est désormais le point d’accès aux données externes et internes pour 1300 agents du territoire. Le portail est accessible directement depuis l’Intranet de la Métropole et est une plateforme essentielle à la collaboration. Pour encourager plus largement la collaboration sur le territoire, un annuaire de référents a été créé. Il est ainsi très simple pour chaque agent des différentes communes de savoir à qui s’adresser en fonction de la thématique recherchée. Malgré les changements de postes ou les départs, l’information est mise à jour en continue et permet de faire gagner un temps précieux dans les échanges entre les agents du territoire.

La ville de Salinas, en Californie, utilise son portail de données pour faire évoluer son initiative communautaire impliquant plusieurs groupes pour lutter contre la violence des jeunes. Elle utilise des données provenant de l’ensemble de la ville, telles que les taux de criminalité, les informations socio-économiques et les résultats scolaires pour structurer le programme. Plusieurs services municipaux responsables des écoles et de l’éducation, de l’application de la loi, des services sociaux et de l’emploi, du logement public et de la santé publique peuvent ainsi collaborer plus simplement. Cela a permis de réduire la violence juvénile de plus de 60 % au cours des dix dernières années, contribuant ainsi à la construction d’une communauté plus forte et plus pacifique.

Les villes doivent opérer dans un monde qui évolue rapidement et gérer des risques dans tous les domaines, de la performance financière à la santé publique, en passant par la contribution à la transition écologique avec l’objectif Net Zéro. Les portails de données internes sont des outils clés pour mieux prévoir les risques et y réagir rapidement.

Birdz by Veolia accompagne diverses collectivités territoriales pour créer des dashboards et data visualisations interactives pour transformer les données issues des capteurs IoT en insights concrets. L’organisation fournit un outil de pilotage complet pour monitorer les données métier et permet de détecter instantanément les points de défaillance et des contaminations, volontaires ou accidentelles, dans les réseaux de canalisation. Les agents sur le terrain sont ainsi équipés d’une application leur permettant de prendre des photos et de compléter des rapports, qui sont ensuite mis en forme sur le dashboard. Dans ce contexte, les collectivités ont des outils fiables pour gérer leurs installations et agir rapidement pour prévenir les risques.

La ville de Cary partage des données pour réduire les risques dans un certain nombre de domaines. Elle met à disposition des tableaux de bord analysant les eaux usées de toute la municipalité pour y déceler des traces d’opioïdes et les utilise pour mieux cibler les interventions. Située au cœur de trois bassins fluviaux, la ville de Cary est sujette aux inondations dues aux crues des eaux pluviales. Afin de fournir un système d’alerte précoce et de prévoir les inondations, elle a installé des capteurs d’eau IoT et des pluviomètres dans toute la ville. Les capteurs d’eau envoient des alertes lorsque les niveaux atteignent un certain seuil, et les pluviomètres fournissent des informations minute par minute sur les précipitations. Les responsables de Cary peuvent ainsi prendre des décisions plus rapides et mieux informées, comme la fermeture de routes ou la mise en place de zones vertes.

Les collectivités territoriales doivent améliorer en permanence l’expérience et les services qu’elles fournissent, afin de faire gagner du temps aux agents et aux partenaires du territoire, et de répondre à l’évolution de leurs besoins. C’est pourquoi l’innovation et la collaboration internes doivent s’appuyer sur les données. Ils permettent d’accéder instantanément aux données utiles et pertinentes pour concevoir de nouveaux services innovants et permettant d’engager toutes les parties prenantes du territoire.

Le portail de données interne MData, développé par la Métropole Aix-Marseille-Provence est régulièrement utilisé pour des projets d’innovation entre la Métropole et ses partenaires ou pour l’animation de hackathons. Par exemple, le projet “Smart Port” a été mis en place afin d’améliorer la collaboration entre les différentes parties prenantes du Grand Port de Marseille. Plus d’une centaine de jeux de données permettant d’optimiser les opérations sur le terrain ont ainsi été réunis, ce qui représente une initiative unique puisque les entreprises ayant participé à ce projet peuvent être concurrentes et n’étaient pas habituées à partager leurs données. Le portail de données a permis de concrétiser ce projet et tous les acteurs ont constaté des bénéfices très rapides sur l’intérêt d’un tel partage, notamment sur leur prise de décision et leur capacité à innover.

Dans la ville de Cary, le service d’urbanisme prélève chaque mois des échantillons d’eau pour en mesurer la qualité. Plutôt que de conserver cet ensemble de données sous sa forme brute, il est désormais disponible sur le portail de Cary, où les employés l’utilisent pour créer des applications de surveillance et des tableaux de bord par l’intermédiaire d’API. Un écran de contrôle grandeur nature a ainsi été créé pour afficher des informations dans les bureaux du conseil municipal.

Pour atteindre leurs objectifs, les collectivités territoriales doivent s’efforcer de devenir plus efficaces, plus collaboratives et plus innovantes, tout en gérant les risques et en améliorant la prise de décision. Les portails de données internes ou espaces de données offrent un accès unique, sécurité et facilité aux informations nécessaires pour atteindre ces objectifs, en permettant à tous les agents et partenaires de l’écosystème d’interagir facilement et d’utiliser les données en fonction de leurs droits d’accès pour répondre efficacement aux besoins changeants des citoyens et des organisations opérant sur le territoire.