Quel dashboard pour améliorer la prise de décision dans votre organisation ?

Les organisations de toutes tailles et de tous secteurs produisent quantités de données au quotidien du fait de leurs activités. Ces données sont indispensables pour améliorer leurs opérations et mettre en place un suivi de leurs objectifs. Mais pour bénéficier de ces données et insights pour prendre de meilleures décisions, plus rapidement et générer de l’innovation, il faut les réunir en un point unique, avoir confiance dans leur qualité et pouvoir les partager dans des formats pertinents.

C’est justement le rôle du tableau de bord de données, ou dashboard qui constitue un véritable outil d’aide à la décision. Quels sont les nombreux avantages et les possibles usages des dashboards de données ? Comment construire les meilleurs tableaux de bord de données pour votre organisation ? Découvrez les réponses dans cet article.

Un tableau de bord se présente comme une page web regroupant des données choisies à travers des représentations graphiques. Les bénéfices de cet outil de partage des données sont multiples :

• Consulter les données en temps réel : il est possible d’automatiser la connexion avec vos sources de données. Ainsi, dès lors qu’une nouvelle information apparaît, il se met automatiquement à jour pour permettre de prendre des décisions sur la base d’informations fiables.
• Centraliser et enrichir les données : grâce au format dashboard, il est possible de centraliser à un seul et même endroit des données provenant de différentes sources et différents datasets L’objectif est d’apporter du contexte aux données pour qu’elles soient facilement interprétables.
• Visualiser les données : afin de simplifier la compréhension des datas, il est possible de regrouper différents types de visualisations (indicateurs, graphiques, cartes, timeline, etc) qui permettent de visualiser rapidement les tendances liées à une problématique.
• Personnaliser son tableau de bord : chaque organisation et chaque service peut personnaliser son dashboard en fonction de ses besoins. Que ce soit à travers le choix des indicateurs de performances, des modalités de visualisation, des sources de données utilisées, etc.

In fine, le tableau de bord est un véritable outil d’aide à la décision qui vous permet de faire les bons choix stratégiques.

Au sein des organisations, les dashboards data sont créés pour différents objectifs et peuvent s’adresser à différentes cibles.

Les tableaux de bord sont des outils indispensables pour les collaborateurs. On retrouve généralement des plateformes de données internes regroupant différents dashboards par thématiques. L’objectif est de partager les objectifs stratégiques et les indicateurs clés de performance en interne afin d’améliorer l’efficacité opérationnelle et l’autonomie des équipes. Il s’agit également d’un atout indispensable pour les membres de la direction et les managers qui peuvent rendre compte de leurs activités et intervenir en cas de problème.

Certaines organisations vont même jusqu’à proposer des applications métier permettant aux collaborateurs d’interagir avec les dashboards. Par exemple, en remontant un incident sur le lieu de travail, les chiffres sont automatiquement mis à jour.

Il est aussi possible de partager la vision et la philosophie de l’entreprise via des dashboards. Cette transparence permet de renforcer l’engagement des collaborateurs envers l’organisation.

Au-delà des collaborateurs, les organisations peuvent également partager certains de leurs tableaux de bord avec des partenaires identifiés. Par exemple, il est possible de partager un dashboard relatif à l’état des stocks aux fournisseurs ou des informations sur un réseau à des partenaires extérieurs chargés de l’entretien et de la maintenance.

Le partage de dashboards à des partenaires peut prendre différentes formes :

• La création d’un accès restreint au portail interne de données de l’organisation,
• La création de dashboards dédiés et isolés sur un portail indépendant.

Ce partage avec les partenaires permet aux organisations de créer de la valeur dans leur écosystème et peut également générer de nouvelles sources de revenus. Mais attention, les partenaires et clients n’étant pas internes à l’entreprise, il est primordial de redoubler de vigilance quant à la gestion des droits d’accès et de la sécurité.

Au-delà des tableaux de bord d’entreprise à destination d’une cible précise, il est possible de construire des dashboards à destination du grand public, disponibles sur votre portail open data.

Vous pouvez y partager les données propres à votre organisation, dès lors qu’elles ne revêtent ni un caractère personnel, ni confidentiel. Ces dashboards peuvent par exemple utilisés dans le cadre de la politique RSE, pour présenter les engagements extra-financiers de l’organisation.

Les dashboards permettent également de présenter simplement des données d’intérêt public (consommation énergétique sur un territoire donné, démarche administrative, cartes…), ou concernant les finances du territoires, le déploiement de nouveaux équipements ou encore les manifestations culturelles.

Un bon dashboard est avant tout un outil d’information et d’aide à la décision qui doit être adapté aux utilisateurs qui le consultent. À ce titre, voici quelques conseils pour concevoir un modèle de tableau de bord pour entreprise efficace :

• La préparation des données : avant de visualiser les données sur un dashboard, il est primordial de s’assurer de leur qualité.
• Le tri des données : l’objectif du dashboard étant de rendre les datas accessibles par le plus grand nombre, il n’est pas nécessaire d’y représenter toutes les données disponibles. D’autant plus s’il y a plusieurs milliers de lignes. Vous devez alors sélectionner les données les plus pertinentes en fonction de votre objectif et de votre cible.
• Les data visualisations : afin de faciliter la compréhension des données, le dashboard doit utiliser un maximum de data visualisations : graphiques, cartes et indicateurs pour résumer les tendances en un coup d’œil. Il est également recommandé d’ajouter des éléments de textes, images et liens externes pour donner un maximum de contexte à vos données.
• La simplicité d’utilisation : le tableau de bord doit être facile à comprendre et à utiliser. Et ce, aussi bien par des experts data que par des non-initiés. L’objectif est d’encourager la réutilisation des données pour créer de nouveaux usages. Des fonctionnalités de recherche et de tri, ainsi que la possibilité de télécharger les données dans différents formats sont donc indispensables.

Il faut distinguer 3 grandes catégories de tableaux de bord pouvant être utilisées dans les organisations. Pour chacune d’entre elles, nous vous proposons quelques exemples concrets.

L’objectif des dashboards de reporting est d’analyser et de suivre les KPIs globaux de l’organisation. La plupart du temps, ces tableaux de bord sont exclusivement diffusés en interne, et plus spécifiquement à la direction et au management. Il s’agit alors de savoir si les objectifs sont atteints et d’identifier les axes d’amélioration.

Dans chaque département d’une organisation, les tableaux de bord permettent de prendre de meilleures décisions :

• Dashboards financiers : pour évaluer l’état de santé financier de l’organisation à travers plusieurs KPI, comme les dépenses réalisées, le budget prévisionnel, etc. La création de dashboard automatisés permettent un gain de temps important sur les tâches liées à la finance. Découvrez le témoignage du directeur financier de Lamie mutuelle.
• Dashboards du comité de direction : pour suivre les décisions prises par la direction et les communiquer au reste de l’organisation. C’est l’un des dashboards mis en place par ICF Habitat, filiale immobilière du Groupe SNCF, pour communiquer sur les valeurs de l’entreprise et les comptes rendus des comités d’entreprise. On retrouve également ce type d’initiatives dans le secteur public, avec notamment le département de la Mayenne qui met à disposition des élus des dashboards de reporting.
• Dashboards stratégiques : pour partager des informations à forte valeur ajoutée et créer l’innovation dans le secteur. C’est par exemple ce que propose Schneider Electric à ses partenaires via sa marketplace data qui réunit des dashboards pour mieux gérer les consommations d’énergie des bâtiments.

L’objectif des dashboards de reporting est d’analyser les indicateurs de performance et d’adapter la stratégie en fonction des objectifs à atteindre. Ils peuvent également aider à réaliser des prédictions pour les prochains trimestres, années, etc.

Bon à savoir : Si le dashboard reporting est, la plupart du temps, interne à l’entreprise, il est aussi possible d’envisager des tableaux de bord de reporting publics. C’est notamment le cas du dashboard Signal Conso mis en place par le Ministère de l’Économie. Celui-ci a vocation à suivre l’évolution du nombre de produits rappelés ou signalés par les consommateurs. Il est alors alimenté par les citoyens, et est ensuite utilisé par les inspecteurs de la Direction générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des fraudes.

Les dashboards sont indispensables pour piloter les opérations quotidiennes des collaborateurs de l’organisation. Ces dashboards sont souvent enrichis par des agents sur le terrain pour remonter des informations, et ensuite utilisés par les collaborateurs des fonctions support pour optimiser les workflows.

Chaque secteur d’activité peut bénéficier de tels dashboards :

• SNCF Réseau : le groupe ferroviaire a créé des dashboards internes pour monitorer tous les trains et les chantiers en cours. Ce dernier regroupe une cartographie des opérations et une analyse des interventions afin d’améliorer la gestion du réseau ferroviaire à l’échelle européenne.
• ICF Habitat a déployé plusieurs dashboards afin de piloter ses plans de développement et de patrimoine. En plus de tableaux de bord récapitulant toutes les opérations (acquisitions, rénovations etc), l’entreprise propose des outils basés sur les données pour permettre aux collaborateurs d’être plus efficaces dans leurs missions.
• Grand Paris Seine Ouest a mis en place un dashboard de pilotage pour la Maison de la nature et de l’arbre qui permet à la gestionnaire et aux différentes villes référentes de piloter les projets.

Enfin, les tableaux de bord sont également des outils indispensables pour communiquer des informations au plus grand nombre sur les portails open data. Les organisations publiques et privées font usage de dashboards pour plus de transparence et une meilleure communication pour construire des relations de confiance avec leurs parties prenantes :

• Pour communiquer sur la politique RSE de l’entreprise (responsabilité sociétale et environnementale). Il s’agit d’une obligation légale, puisque le gouvernement impose aux entreprises cotées en bourse, employant plus de 500 salariés ou générant un chiffre d’affaires supérieur à 100 millions d’euros de publier un rapport extra-financier. Mais c’est également une démarche de transparence indispensable pour renforcer la confiance avec ses parties prenantes. C’est par exemple le cas de Kering ou d’EDF.
• Pour promouvoir les offres d’emploi ou la localisation des agences ou points de vente. Le Groupe BPCE publie ses offres d’emploi en open data et en retire des bénéfices directs au niveau de la qualité des profils recrutés
• Pour créer une communauté et favoriser la création de nouveaux usages. C’est d’ailleurs ce qu’a fait UK Power Networks, le plus grand opérateur de réseau et de système de distribution d’électricité au Royaume-Uni grâce à son portail open data qui lui permet de partager l’ensemble de ses données d’intérêt public. Cela permet ainsi d’encourager l’innovation locale pour aider les acteurs de son écosystème à se rapprocher ensemble de la neutralité carbone.

Les dashboards sont des outils indispensables pour communiquer vos données dans des formats compréhensibles et qui permettent de prendre de meilleures décisions. Ils s’appliquent à des usages très divers et permettent d’optimiser les opérations de manière globale avec un gain de temps et d’efficacité à la clé.