Quelles sont les fonctionnalités essentielles de votre portail de données ?

Les données sont désormais au cœur de nos vies, tant professionnelles que privées. Parallèlement, les organisations en produisent de plus en plus dans le cadre de leurs activités et du fait de la poursuite de leur transformation digitale. Il est donc essentiel de rapprocher l’offre et la demande en matière de consommation des données.

C’est l’objectif d’un portail data, qui permet de les partager de manière sécurisée, simple et rapide avec ses parties prenantes internes et externes. Les organisations peuvent ainsi améliorer leur efficacité opérationnelle, la transparence et la gestion des risques, mais aussi générer de nouveaux revenus et favoriser l’innovation et la collaboration.

Les méthodes et outils existants de gestion des données ne suffisent plus pour les collecter et partager à grande échelle et exigent souvent des compétences avancées. En investissant dans des portails de données, les organisations peuvent centraliser toutes leurs informations et leurs assets data et les rendre accessibles rapidement pour toutes leurs parties prenantes.

Mais comment encourager l’utilisation d’un portail de données ? Quelles sont les fonctionnalités indispensables pour fluidifier la découverte et la réutilisation de vos données ? Découvrez tous nos conseils pour construire votre portail de données et lui donner un maximum d’impact dans votre écosystème.

La collecte et la centralisation des données n’est que la première étape pour devenir une organisation data-centric. Si elles ne sont pas utilisées, les données ne permettent pas de créer de la valeur. Votre portail de données doit donc permettre à chaque utilisateur d’accéder aux data assets et d’en tirer profit de la manière la plus sécurisée, simple et intuitive possible. Cela est possible en rendant l’ensemble du processus interactif et attrayant, à la manière d’un site e-commerce.

Quel que soit le type d’appareil et le navigateur web qu’ils utilisent, l’expérience des utilisateurs sur votre portail doit être sans couture et ne doit pas nécessiter de télécharger ou d’installer un logiciel supplémentaire pour accéder au site.

Cela implique également que votre portail soit parfaitement intégré à vos autres solutions data (catalogue de données, outils de BI, etc.), afin que vos utilisateurs internes puissent continuer d’utiliser leurs outils du quotidien.

Assurez-vous que votre portail soit également disponible dans différentes langues afin d’améliorer l’accessibilité pour un public plus large.

Les portails de données contiennent souvent des centaines de datasets, data visualisations, dashboards, etc. Les utilisateurs doivent être en mesure de trouver rapidement les data assets qu’ils recherchent, et avoir la certitude que les données sont de qualité, à jour et répondent à leurs besoins.

Pour faciliter la navigation, on peut introduire les codes de l’expérience client digitale que l’on retrouve principalement sur les sites e-commerce :

• Créer des sections et des menus pour que les utilisateurs accèdent aux ressources en quelques clics,
• Ajouter des filtres pour affiner les recherches et ne sélectionner que les résultats les plus pertinents,
• Suggérer automatiquement des data assets pertinents en fonction du rôle de l’utilisateur et de ses intérêts,
• Offrir la possibilité d’ajouter des data assets en favoris pour permettre aux utilisateurs de retrouver facilement leurs ressources clés.

Il existe de nombreuses possibilités pour découvrir de nouvelles données. Si certains profils techniques consultent les données brutes sous forme de tableau, la majorité des personnes préfèrent utiliser des tableaux de bord, des cartes ou d’autres visualisations qui facilitent la compréhension des données.

Cela signifie que votre portail de données doit permettre à votre équipe de créer facilement des visualisations attrayantes et avec lesquelles les utilisateurs doivent pouvoir interagir. Par exemple :

• Zoomer sur une carte pour analyser les données à un niveau local,
• Sélectionner une période de temps définie pour une data visualisation,
• Isoler des champs spécifiques d’un tableau de données.

En outre, votre portail de données doit fournir les outils permettant aux utilisateurs de créer leurs propres visualisations simples à partir des données de votre portail.

Cela signifie que votre portail doit proposer des fonctionnalités avancées comme des options no-code permettant à tous de manipuler les données simplement pour créer de la valeur rapidement.

Les portails de données doivent permettre aux utilisateurs de trouver rapidement les ensembles de données et les ressources qui répondent le mieux à leurs besoins. Cela signifie que les portails doivent être construits sur des capacités avancées de recherche et d’accès aux assets de données, qui peuvent être utilisées par les experts comme par les non-experts.

Les portails de données doivent avant tout disposer d’une fonction de recherche puissante, accessible via une barre de navigation sur toutes les pages du portail. Cette fonction doit permettre aux utilisateurs d’effectuer des recherches sur les noms des datasets mais aussi sur les métadonnées.

Les résultats doivent faire apparaître des informations détaillées sur chaque data asset afin que les utilisateurs puissent voir exactement ce que couvre la ressource de données : métadonnées, aperçu des data visualisations et du modèle de données, etc.

En fonction des rôles et des accès attribués par l’administrateur du portail, tous les utilisateurs n’ont pas accès aux mêmes assets data sur le portail. Les consommateurs doivent donc pouvoir demander l’accès à des ensembles de données particuliers d’un simple clic, de la même manière qu’ils demanderaient à consulter un document sur Google Drive ou SharePoint.

Non seulement ce type d’interaction améliore l’expérience des utilisateurs, mais il fournit également un retour d’information inestimable aux producteurs de données qui peuvent ainsi voir quelles sont les données qui génèrent le plus d’interactions et piloter leur future stratégie, soit pour introduire de nouveaux ensembles de données similaires, soit pour améliorer la qualité des données existantes.

Enfin, vous pouvez également laisser à vos utilisateurs la possibilité de mettre des commentaires et des réactions qui sont automatiquement partagés avec le producteur de données.

En plus d’être facilement accessible et compréhensible, votre portail de données doit faciliter au maximum le partage des données pour créer de la valeur dans vos écosystèmes.

Certains utilisateurs voudront simplement télécharger une feuille de calcul statique pour effectuer leurs propres calculs ponctuels, tandis que d’autres voudront automatiser le processus ou récupérer des données à grande échelle.

Votre portail de données doit donc proposer une gamme complète d’options de partage : des formats de fichiers standard tels que CSV, Excel, JSON, GeoJSON, Shapefile et KML, aux APIs qui permettent d’alimenter automatiquement des applications ou visualisations sur des sites tiers.

Alors que certains utilisateurs auront une idée claire des données auxquelles ils souhaitent accéder et de la manière dont ils les réutiliseront, d’autres auront besoin d’aide et d’inspiration.

C’est pourquoi il est important de fournir aux utilisateurs une série de ressources supplémentaires pour les aider à tirer le meilleur parti de leurs données :

• Des exemples pour les inspirer dans la création de nouveaux usages,
• Des ressources pour mieux comprendre comment utiliser les données (modèles de gouvernance, recommandations, etc),
• Des sessions de formation et des tutoriels pour aider les utilisateurs à améliorer leurs compétences,
• Des actualités sur les données (réglementation, nouveaux services, etc).

Quel que soit votre secteur d’activité, les portails de données centrés sur l’expérience utilisateur sont essentiels à une stratégie efficace de partage de l’information et sont au cœur de la démocratisation de l’accès à vos données en interne et en externe, levier de création de valeur dans tout votre écosystème.

La création de portails de données, que ce soit en interne, en open data ou auprès de vos partenaires, permet de créer de nouveaux usages et ouvre la porte aux réutilisations en tout genre.

Le data lineage permet d’analyser ces usages en faisant apparaître les relations entre les différentes données dans le temps. Autrement dit, l’objectif d’une telle fonctionnalité est d’analyser l’usage qui est fait des données au sein d’un écosystème.

Le lignage des données vous permet : 

• D’améliorez la maintenance de votre portail
• De renforcer votre stratégie data et définir votre feuille de route
• De démontrer la valeur du portail et engager les parties prenantes

Quel que soit votre secteur d’activité, les portails de données centrés sur l’expérience utilisateur sont essentiels à une stratégie efficace de partage de l’information et sont au cœur de la démocratisation de l’accès à vos données en interne et en externe, levier de création de valeur dans tout votre écosystème.