Qu’est-ce que la gouvernance des données ?

Une gouvernance des données solide est indispensable non seulement pour élargir l’utilisation et développer la valeur de vos données dans votre organisation et votre écosystème, mais aussi pour les protéger et respecter les obligations réglementaires.

Découvrez comment mettre en place une bonne stratégie de gouvernance pour devenir une organisation « data-driven ».

La notion de gouvernance des données représente la façon dont vous gérez et utilisez les données collectées au sein de votre organisation. C’est un projet considérable lorsque l’on pense au nombre de données produites et collectées par les organisations, la variété des formats dans lesquels elles sont disponibles et la centaine d’emplacements où elles sont potentiellement stockées.

Gérer toutes ces données de manière à ce qu’elles soient facilement accessibles, de haute qualité et pertinentes, est crucial. Sans gouvernance des données, aucun projet data ne pourra se pérenniser et les investissements réalisés ne pourront pas être rentabilisés.

La gouvernance des données permet de garantir que les données sont :

• Cohérentes (vous utilisez les mêmes formats de champs de données à travers toute l’organisation)
• Fiables (elles sont enrichies et à jour)
• Sécurisées (elles ne peuvent pas être consultées par les mauvaises personnes)
• Utilisées correctement (en fonction des normes définies et des besoins des parties prenantes)
• Conformes (vos données sont traitées en accord avec les réglementations).

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La structure de votre gouvernance des données doit couvrir à la fois les activités stratégiques et quotidiennes de votre organisation. C’est pour cela qu’il est impératif de définir les rôles en charge de la données à différents niveaux de l’organisation :

• Avec une équipe de CDO qui se réunit pour définir la stratégie et surveiller les performances en matière de données
• Avec des équipes data actives dans chaque département qui regroupent les propriétaires de données à travers toute l’entreprise et sont responsables des activités en cours.

La communication est clé pour faire circuler les informations et bonnes pratiques entre les différentes équipes. Précisez les rôles de chaque membre et veillez à définir des indicateurs de réussite précis, que tout le monde peut comprendre et peut actionner.

Il est indispensable d’établir des règles et des principes concernant la propriété, l’accès, la protection, la classification, l’utilisation, le stockage et la suppression des données.

Travaillez en partant du principe que les données doivent être accessibles à toutes celles et ceux qui peuvent en tirer profit, quel que soit leur niveau de connaissances techniques. Ce cadre est nécessaire pour déterminer la manière dont vous allez gérer et protéger vos données, par exemple par le biais de techniques d’anonymisation.

Pour s’assurer que la gouvernance soit efficace, vous devez définir des règles et des méthodes adaptées à votre organisation, et en accord avec les différentes réglementations.

Ces méthodologies pour publier, partager et réutiliser la donnée doivent pouvoir être simples pour tous les collaborateurs, quels que soient leur métier et leur niveau d’expertise data. Il est donc également indispensable de mettre en œuvre des moyens pour communiquer clairement sur ce cadre opérationnel et suivre la bonne réalisation des tâches.

Les programmes de gouvernance des données requièrent un suivi constant pour garantir que les données sont utilisées conformément à vos règles et sont partagées efficacement, avec les bonnes personnes.
Cependant, il est important que l’équipe de gouvernance des données ne soit pas uniquement perçue comme chargée de veiller à l’application des réglementations. C’est pourquoi il est important de démontrer les bénéfices de la démarche en réalisant un suivi des progrès et de la conformité et en récompensant les réussites d’une bonne utilisation des données.

Aujourd’hui, les données sont au cœur des organisations performantes. Sans stratégie de gouvernance claire, les investissements dans vos solutions de collecte et de stockage des données ne pourront pas être rentabilisés.

Le cabinet McKinsey affirme que « La gouvernance des données constitue l’une des trois principales différences entre les entreprises qui captent la valeur de la numérisation et celles qui ne le font pas. »

Globalement, la gouvernance offre quatre avantages majeurs :

En établissant une stratégie de gouvernance des données, vous permettez à votre organisation de passer d’une structure silotée à un modèle “data-driven”. Vous permettez ainsi à tous les collaborateurs et parties prenantes externes de créer de nouveaux usages à partir de vos données : un levier d’attractivité et un avantage concurrentiel inestimable.

Une bonne gouvernance des données vous permet de mieux collaborer en interne et de prendre de meilleures décisions car les employés peuvent accéder aux bonnes données, aux bons endroits. Vous êtes ainsi en capacité de partager de façon cohérente les données, dans des formats utilisables et compréhensibles par tous.

Garantir des données de qualité est un pré-requis pour partager et créer de la valeur à partir de vos données. Une bonne stratégie de gouvernance vous permet de cadrer le traitement de vos données et d’en assurer la fiabilité.

Les études menées par McKinsey ont révélé que les employés des entreprises consacraient en moyenne 30 % du temps à des tâches sans aucune valeur ajoutée, en raison de données de mauvaise qualité et difficilement accessibles. Une gouvernance efficace vous permet donc de gagner du temps et des ressources, et d’accroître ainsi votre productivité.

Lorsque vous partagez des données, vous devez disposer de règles et de processus communs, définis par votre programme de gouvernance. Cela permet de s’assurer que chaque personne utilisant des données est en conformité avec les réglementations internes et / ou externes.

Grâce à une gouvernance des données bien établie, vous pouvez aisément vous prémunir contre tout problème de non-conformité réglementaire.Vous évitez ainsi de risquer de lourdes amendes et de nuire considérablement à la réputation de l’entreprise.

Compte tenu de ces avantages indéniables, pour quelle raison le cabinet Gartner estime-t-il que 90 % des projets de gouvernance des données échouent ?

Souvent, les projets de gouvernance n’obtiennent pas l’attention et le soutien dont ils ont besoin de la part de l’équipe de direction car il est difficile d’en démontrer la valeur business.

La gouvernance des données est souvent considérée, à tort, comme une procédure de conformité aux réglementations, et au pire, comme un coût supplémentaire venant s’ajouter aux frais généraux, ce qui ne facilite pas la mise en place de stratégies ambitieuses et innovantes.

Les données sont trop souvent exploitées en silos, ce qui crée de véritables cloisons entre les différents services. Les organisations doivent donc investir de l’énergie pour accompagner tous les métiers et leur démontrer les bénéfices pour leurs activités quotidiennes. Cela passe par la mise en place d’une communication régulière, d’ateliers pour s’approprier les données et d’un support opérationnel continu.

McKinsey et Gartner identifient tous deux un certain nombre de moyens de s’assurer que les programmes de gouvernance des données créent de la valeur :

Avant toute chose, vous devez démontrer aux membres de la direction l’importance de la gouvernance des données d’un point de vue stratégique et business, afin qu’ils adhèrent au programme et l’approuvent. Il est nécessaire de montrer que la gouvernance des données n’est pas une obligation réglementaire mais qu’elle peut soutenir des projets clés. Pour cela, vous devez faire le lien avec des initiatives déjà en place comme la transformation numérique par exemple.

Si l’adhésion de l’équipe de direction est indispensable, il est tout aussi essentiel que les responsables des données à travers toute l’organisation puissent voir les bénéfices qu’ils peuvent en retirer à leur niveau. Impliquez-les dans l’élaboration de la stratégie, afin qu’ils soient responsabilisés et recueillez leurs avis et suscitez leur soutien afin de créer une culture « data-driven » dans toute l’organisation.

Les exigences en matière de gouvernance des données varient considérablement d’une organisation à l’autre. Si les données personnelles doivent de toute évidence être protégées dans tous les cas de figure, les besoins en matière de conformité peuvent varier. Il est évident qu’une banque ou un prestataire de santé, par exemple, doit répondre à des exigences plus strictes qu’un détaillant.

Par ailleurs, au sein d’une entreprise, les différentes données n’ont pas un niveau de sensibilité identique : certaines pourront être partagées sans nécessiter d’anonymisation par exemple, tandis que d’autres devront subir d’importants travaux avant d’être publiées. C’est pourquoi vous devez adopter un modèle adapté à votre secteur économique et vos datasets, afin de trouver le juste équilibre entre le niveau de protection et les besoins de votre entreprise.

Un ensemble de méthodes doivent être définies et partagées pour cadrer l’éthique, la sécurité et la conformité des données. La manière dont les règles seront appliquées, auditées et respectées, ainsi qu’un glossaire (avec les différentes définitions des termes en lien avec l’univers des données) doit aussi être communiqué.

Les organisations peuvent avoir des centaines de datasets. Adopter une approche holistique, qui tente d’appliquer la gouvernance à toutes ces données en même temps, risque de ralentir le projet et de ne pas créer de valeur tangible. Vous devez plutôt privilégier une approche progressive. Dans un premier temps, vous devez traiter les données critiques de votre organisation (environ 10 à 20 % de la totalité) : celles qui génèrent le plus de valeur et dont les cas d’utilisation et les bénéfices sont clairs.

Mettre en place une gouvernance et donner un accès à tous (via des catalogues et des portails de données en libre-service) constitue le point de départ d’une stratégie de démocratisation des données. Il est ensuite nécessaire de généraliser l’utilisation des données et d’engager les parties prenantes dans le projet.

Pour valoriser pleinement vos données, une gouvernance bien établie est essentielle. Elle représente le fondement de la transformation numérique, la transparence et l’efficacité de votre organisation. Pour que votre projet de gouvernance des données soit couronné de succès, assurez-vous d’en comprendre les enjeux et d’appliquer les bonnes pratiques afin d’obtenir le soutien de toutes les parties prenantes.