Utiliser le numérique pour rendre compte : l’histoire de GRDF

Comme certains d’entre vous le savent peut-être déjà, le mode de gestion de la distribution de gaz s’effectue sous la forme de Délégation de Service Public (DSP) en concession. Des communes ou regroupements de communes donnent à GRDF (entre autres) l’autorisation d’exploiter leurs ouvrages de distribution de gaz et de percevoir des recettes d’acheminement. La mise en pratique de ces missions est régulièrement contrôlée par les collectivités territoriales, et c’est la manière dont ces contrôles sont optimisés qui nous intéresse aujourd’hui.

J’ai eu l’occasion d’échanger avec Damien Escot, Chargé de Missions Concessions chez GRDF, qui m’a apporté de nombreux éclairages à ce sujet. Dans quel cadre les communes concédantes exercent-elles leur contrôle vis-à-vis du réseau de distribution de gaz ? Comment le numérique peut-il faciliter ce contrôle et améliorer la relation de confiance entre concédant et concessionnaire ? Penchons-nous sur ces questions…

Damien fait partie de l’équipe Concessions au sein des fonctions centrales de GRDF. Il appuie et anime les équipes régionales, lesquelles sont en charge de la relation au quotidien avec les autorités concédantes. “L’une de nos missions est de rendre compte de nos activités”, m’explique Damien. “Pour ce faire, nous rédigeons un compte-rendu annuel d’activité de concession (CRAC), un document de 120 pages dans lequel nous faisons état de l’inventaire des ouvrages de la concession, du nombre de clients, des incidents qui ont eu lieu, de la quantité de gaz acheminée, des investissements réalisés, etc.”

Il y a quelques années, ce document très dense a été complété par une plateforme de partage de données : “La Plateforme de Données Concession (PDC)”. “En 2015, nous nous sommes engagés à mettre ce service en œuvre suite à des discussions visant à faire évoluer notre compte-rendu d’activité de concession.” 

De premiers tests ont été mis en place en 2016-2017 avec Opendatasoft (GRDF travaillait déjà avec nous dans le cadre de son projet open data), et la plateforme a ensuite pris quelques années à rentrer dans les usages. “Nous avons mis en place des systèmes de sécurité complexes qui ont indirectement rendu l’accès au portail compliqué.” De plus, les équipes ont pris le temps de produire un ensemble de données fiable. “Nous avions besoin de créer des datasets qui soient strictement cohérents avec le compte-rendu d’activité, qui représentent plusieurs millions de données”, ajoute Damien.

Après quelques ajustements, l’outil a pris tout son essor en 2019, ce qui lui a permis de révéler tous ses bénéfices.

La première raison d’être de la  ”Plateforme de Données Concession » est, bien sûr, l’amélioration du contrôle de la concession par les Concédants. “Avant la création de la plateforme, les concédants nous envoyaient une “liste de courses” détaillée. Nos équipes préparaient ensuite un ensemble de fichiers élaboré afin de répondre à leurs besoins.” explique Damien. Ce que la mise en place de la plateforme a changé ? “80 à 90% des données de l’année qui vient de s’écouler, ainsi que des deux années précédentes, sont désormais accessibles directement et à tout moment via la plateforme, et ce dès le 1er juin.”  

Côté GRDF, la création de cette plateforme de partage de données rentre dans un objectif stratégique de transparence. “Il y a quelques années, certaines collectivités avaient parfois l’impression de ne pas avoir les moyens de mener à bien leur mission de contrôle et pouvaient craindre que les entreprises concessionnaires abusent de la situation.” Aujourd’hui, les relations se sont assainies et la méfiance n’est plus monnaie courante. “Notre nouveau mode de fonctionnement nous permet de prouver notre professionnalisme et notre volonté de transparence.” 

La création de la plateforme a également impliqué des changements en interne chez GRDF : “Auparavant, les données étaient produites par les équipes régionales, qui avaient toutes des expertises différentes. Le fait qu’elles soient désormais mises à disposition au niveau national implique une plus grande uniformité de traitement.” Ce nouveau système permet également aux équipes régionales de passer plus de temps sur l’analyse et sur les relations avec les concédants. “Nous sommes dans une démarche d’industrialisation de la production et de mise à disposition de la donnée. Une démarche très appréciée”, résume Damien.

La démarche de GRDF est saluée et appréciée par les concédants, mais ces derniers poussent l’entreprise à encore et toujours améliorer leur système.

Voici les défis à venir pour Damien et ses équipes :

• Élargir encore le spectre des données mises à disposition et leur niveau de détails.
• Rendre disponible l’export de jeux de données en masse. Les concédants ont demandé à GRDF de trouver une solution afin de leur permettre d’exporter l’ensemble des datasets de la plateforme (une soixantaine) en un clic. “Nous avons travaillé avec ODS et leur prestataire Umami Workshop au développement d’une API qui rende ce type d’export en masse possible. Cette API sera disponible dès la mise en ligne du dernier exercice, le 1er juin prochain.”
• Garder le portail ouvert à tout moment. “Nous souhaitons pouvoir ajouter les données du nouvel exercice au fil de l’eau et les rendre accessibles aux collectivités en une seule fois au 1er juin, tout en maintenant en permanence l’accès aux données antérieures. Actuellement, nous sommes contraints de fermer l’accès à la plateforme durant le mois de mai.” GRDF et les équipes d’ODS sont en train de réfléchir à une solution qui permettrait d’exaucer ce souhait.
• Faire coïncider industrialisation et personnalisation. GRDF a pour objectif de permettre l’accès de nouveaux datasets à certains concédants en fonction d’engagements spécifiques pris dans les contrats de concession. “Nous avons industrialisé la production avec succès, et nous désirons désormais compléter cela avec davantage de personnalisation.”
• Renforcer les liens entre le compte-rendu annuel et la plateforme. Damien et ses équipes souhaitent créer de véritables ponts entre ce document synthétique et les jeux de données de la plateforme. “Un exemple : en cliquant sur un tableau d’investissements sur le CR, l’utilisateur pourrait se retrouver directement sur le jeu de données correspondant aux détails de ces investissements.”

La création de la « Plateforme de Données Concession » a été de pair avec de nouvelles manières de travailler. Ce nouveau système a renforcé la relation de confiance entre GRDF et ses concédants tout en permettant à l’entreprise de renforcer sa stratégie de transparence. Elle a également permis de libérer du temps aux producteurs de données et de laisser aux concédants le loisir de consulter de manière autonome les informations dont ils ont besoin. La plateforme est vouée à être encore perfectionnée dans les prochaines années, et c’est exactement ce qui motive Damien. “J’aime mon métier car il évolue sans cesse. Il me permet de tester de nouveaux outils, d’améliorer constamment les dispositifs. C’est stimulant de se confronter aux avis des utilisateurs et d’ensuite travailler à répondre à leurs besoins et à leurs demandes.”

À bientôt pour de nouvelles dataventures !