Métadonnées

Organisation publique ou privée, PME ou grand groupe, toutes les entités utilisent les données. À tel point qu’il est parfois difficile de les exploiter pleinement : d’où viennent-elles ? Quand ont-elles été mises à jour pour la dernière fois ? Qui est responsable de les traiter ? Les métadonnées permettent de répondre à ces questions et de garantir la fiabilité des données partagées.

Qu’est-ce qu’une métadonnée ?

La métadonnée est une description de la donnée. L’objectif est d’apporter un contexte aux données pour qu’elles soient compréhensibles par tous. La plupart du temps, les métadonnées répondent aux questions : qui, quoi, où, comment, pourquoi ?

Cela permet de retrouver, réutiliser et croiser plus facilement les informations disponibles. Pour les organisations, c’est un véritable gain de temps et d’efficacité dans le processus de gestion des données.

Les métadatas telles qu’on les connaît sont apparues avec le développement d’Internet. Mais avant même que les nouvelles technologies n’explosent sur le marché, les prémisses des métadonnées existaient déjà dans les organisations. Notamment au niveau des archives ou des bibliothèques. En effet, pour la recherche de documents, les archivistes et bibliothécaires avaient accès à un fichier regroupant les informations de chaque document : le titre, la localisation, l’année de parution, etc.

Aujourd’hui, les métadonnées reprennent les mêmes principes, à la différence qu’elles évoluent dans un système informatisé. Les méta-titres et méta-descriptions des articles de sites web en sont l’exemple parfait. Ils permettent en effet aux moteurs de recherche de comprendre l’utilité du contenu.

Quel est le rôle des métadonnées ?

Il existe différents types de métadonnées, chacune ayant un rôle distinct. Voici les principales :

• Les métadonnées descriptives : il s’agit de décrire une donnée en ajoutant certains détails. Par exemple, le concepteur de la donnée, le titre de la donnée, la date de création, etc.
• Les métadonnées structurelles : ces dernières permettent de retrouver les données facilement, puisqu’elles précisent comment elles sont classées dans le système d’information. Par exemple, le format ou le support de la donnée.
• Les métadonnées administratives : elles permettent de retrouver tout l’historique de la donnée. Par exemple, le nom de l’auteur, la date de création et les différentes modifications effectuées au fil du temps.
• Les métadonnées juridiques : pour renforcer la protection des données, les métadatas juridiques indiquent le régime de droit applicable et la durée de conservation requise.

Toutes ces métadonnées peuvent se combiner pour décrire les informations présentes au sein de l’organisation. Dans tous les cas, l’idée est de permettre aux parties prenantes de mieux gérer les données à leur disposition. Ce faisant, les métadatas participent à une bonne gouvernance des données.

Pourquoi utiliser les métadatas ?

Les organisations souhaitant exploiter leurs données doivent impérativement mettre en place une stratégie concernant les métadonnées. Et ce, pour plusieurs raisons :

• La qualité des données : les métadonnées permettent de garantir que les données sont traitées et de qualité. Il s’agit d’un critère indispensable pour envisager un projet d’ouverture des données.
• Le gain de temps et d’efficacité : les équipes n’ont plus besoin de passer des heures à rechercher les informations. Ce qui permet également à l’entreprise de réduire les coûts.
• La collaboration entre les équipes : grâce à la présence d’un catalogue data, tout le monde utilise le même vocabulaire. Cela facilite alors la compréhension et la collaboration entre les équipes.
• L’archivage des données : grâce aux métadatas, les bases de données sont interopérables et il est possible de conserver un historique à jour.
• La prise de décision : comme les données sont mieux organisées, il est plus simple d’effectuer des analyses croisées et de prendre des décisions basées sur des faits fiables.

Comment optimiser l’utilisation des métadonnées ?

Il est primordial d’implémenter une bonne gestion des métadonnées. Voici quelques astuces :

• Établir un schéma de classification : il s’agit de définir en amont les méthodes de classification des informations disponibles.
• Créer un vocabulaire commun : pour faciliter la compréhension des métadonnées par les collaborateurs (qu’ils soient techniciens ou non), il faut définir un vocabulaire unique et accessible à tous.
• Utiliser les standards : il existe plusieurs modèles standardisés pour la formulation des métadonnées, comme la norme ISO ou le Dublin Core Metadata Initiative Metadata (DCIM). Par exemple, la norme ISO 8601 prévoit des formats de date universels.
• Communiquer : pour optimiser l’utilisation des ressources numériques, il est primordial de communiquer à l’ensemble des collaborateurs le fonctionnement et la formulation des métadonnées.

À travers la plateforme Opendatasoft, les organisations peuvent utiliser les métadonnées simplement. En effet, nous proposons une grande variété de métadatas adaptées à tous types d’utilisation de données.