Portail interne de données

Que ce soit pour la direction, les commerciaux, les équipes marketing ou RH, la donnée prend une place de plus en plus importante au sein des organisations. Et pour cause, accéder aux bonnes informations au bon moment favorise la prise de décision. Pour cela, l’ensemble des collaborateurs doit pouvoir accéder aux données très simplement. C’est ce que permet un portail interne de données en self-service. Pourquoi et comment l’utiliser ? Quels sont ses avantages ? C’est ce que nous allons découvrir.

Qu’est-ce qu’un portail interne de données ?

Avec le développement du big data, les organisations ont à leur disposition des masses de données de plus en plus importantes. Et pour favoriser la transparence et l’efficacité en interne, il est indispensable d’en démocratiser l’accès. Notamment avec la création de portails internes de données qui permettent de faire circuler l’information au plus grand nombre.

Il s’agit d’un espace destiné uniquement aux collaborateurs pour des usages internes. Contrairement à l’open data, les informations diffusées sur ce portail ne sont pas partagées à tout le monde, mais uniquement en interne avec une gestion des droits et des accès.

Les informations présentes au sein d’un portail de données interne peuvent prendre différentes formes : graphiques, documents excel, vidéos, data stories, maps, etc. De même, le type de portail de données peut être un site internet ou une app et repose sur un système d’APIs pour permettre la réutilisation rapide par tous.

Pourquoi utiliser un portail interne de données ?

Les portails internes de données sont bénéfiques à toutes les organisations, quel que soit leur secteur d’activité ou leur taille. Et pour cause, ils peuvent être utilisés de diverses manières :

• Le suivi des KPI : en interne, le portail de données permet aux équipes et à la direction de bien suivre les indicateurs clés de performance.
• La résolution de problème : par exemple, la SNCF utilise un portail interne pour permettre aux collaborateurs travaillant sur le terrain de remonter les problèmes rencontrés. Cela permet ensuite aux équipes sédentaires de réfléchir à des solutions pour les résoudre.
• La simplification des tâches : de manière générale, le portail interne permet aux collaborateurs d’accéder à des données afin de faciliter leurs tâches quotidiennes.
• Une meilleure connaissance client : l’ensemble des collaborateurs peut accéder aux informations clients grâce aux données en self- service. C’est d’ailleurs ce qu’à fait Lamie Mutuelle avec son dashboard décisionnel qui permet de bénéficier d’une vision à 360º sur le portefeuille client.

Quels sont les bénéfices de ce type de portail de données ?

Aujourd’hui, les organisations ont tout intérêt à développer une culture data-driven. Cette valorisation de la donnée en interne permet de :

• Prendre de meilleures décisions : les décisions sont prises sur des faits, et non plus sur des intuitions ou des habitudes.
• Gagner en efficacité : en favorisant la libre circulation des informations entre les différents services, la communication est optimale. Ce qui permet de gagner un temps précieux sur de nombreuses tâches.
• Développer de nouvelles activités : grâce aux données en libre service, les collaborateurs ont tous accès aux informations utiles et pertinentes. Ce qui leur permet d’apporter des solutions plus facilement, notamment à travers le développement de nouveaux services ou de nouvelles activités.
• Générer des sources de revenus supplémentaires : à travers le portail interne, les entreprises peuvent communiquer leurs données/services à leurs clients ou partenaires privilégiés. Et ce, en contrepartie du paiement d’une redevance ou d’un abonnement.
• Construire des relations de confiance : l’ouverture des données favorise la transparence. Ce faisant, les organisations créent des relations de confiance avec ceux qui ont accès à leurs datas.

Pour profiter de ces différents avantages, les organisations ont tout intérêt à utiliser un portail de données en self-service en interne. L’utilisation des bonnes technologies permet ainsi de partager plus facilement ses données avec les personnes concernées (collaborateurs, partenaires, clients).

Comment engager les collaborateurs à utiliser votre portail interne de données ?

Pour développer une culture data-driven, les entreprises doivent engager leurs collaborateurs à utiliser les données dans leur quotidien. Voici les bonnes pratiques à mettre en place :

• Diffuser une culture data en interne : quelle que soit la taille ou le secteur d’activité de votre structure, tous les collaborateurs utilisent les informations à leur disposition. Mais ils peuvent aussi alimenter les bases de données en ajoutant les informations collectées sur le terrain. Il convient alors d’enseigner aux collaborateurs le fonctionnement de votre portail interne (collecte de données, droit d’accès, durée de conservation, recueil du consentement).
• Actualiser les informations : nous l’avons vu, l’utilisation des données au sein d’une organisation favorise la prise des meilleures décisions. Encore faut-il que les données soient mises à jour. Assurez-vous donc de garantir un niveau d’information de qualité sur votre portail.
• Rendre le portail interne de données accessibles : l’idée du portail de données internes est de faciliter les tâches des collaborateurs. Il doit donc être conçu de manière suffisamment simple pour leur permettre de l’utiliser simplement et sans compétences techniques particulières.